نگاه کلی بر مدیریت پروژه

مدیریت پروژه چیست؟

مدیریت پروژه، نظام سازمان یافته و به نوعی مدیریت منابع (بطور مثال منابع انسانی) می باشد به نحوی که پروژه با یک چشم انداز مشخص، کیفیت مشخص، زمان مشخص و قیمت تمام شدة مشخص به اتمام برسد به عبارت دیگر مدیریت پروژه بکارگیری دانش، مهارت ها، ابزارها و تکنیک ها در اداره فعالیت ها، بمنظور رفع نیازها و انتظارات متولیان پروژه می‌باشد. مدیریت پروژه در اجرای این مهم از دو بازوی قدرتمند برنامه‌ریزی و کنترل بهره می‌گیرد. مدیریت برنامه‌ریزی و کنترل کاملاً متفاوت است و روش‌های فنی متفاوتی نیاز دارد و همین موضوع باعث پیشرفت علم مدیریت پروژه گردیده است.

اولین موضوعی که در مدیریت پروژه اهمیت دارد، این است که اطمینان حاصل کنیم پروژه با محدودیت‌های مشخص تعریف شده باشد و دومین موضوع که می‌تواند بحث جالب‌تری نیز باشد، بهینه سازی اختصاص منابع و یکسان‌سازی داده‌های مورد نیاز به منظور دستیابی به اهداف از پیش تعیین شده در پروژه می‌باشد؛ چرا که پروژه از یک‌سری فعالیت‌های کاملاً مشخص که از منابع (مالی، انسانی، مواد، انرژی، فرصت، تدارکات، ارتباطات و...) به منظور رسیدن به اهداف از پیش تعیین شده استفاده می نمایند، تشکیل شده است. ولی بطور کلی می‌توان گفت هدف از اجرای پروژه برآورده کردن ایده‌ها و نیازها و رسیدن به اهداف می‌باشد. مدیریت پروژه مستقیماً از مسئولیت‌های شخص مدیر پروژه می‌باشد.

مثلث مدیریت پروژه 

مدیریت پروژه کوششی یکپارچه است لذا عمل یا نقص در اقدام به عمل در یک حوزه معمولاً بر سایر حوزه‌ها تأثیر می‌گذارد. ممکن است تعاملات روشن و قابل درک باشند یا می‌توانند ظریف و نامشخص باشند. به عنوان مثال یک تغییر در محدوده اغلب بر هزینه‌ی پروژه اثر می‌گذارد ولی ممکن است که بر روحیه‌ی تیم یا کیفیت محصول نیز تأثیرگذار باشد یا نباشد. این تعاملات اغلب به موازنه‌ی بین اهداف پروژه نیازمندند ممکن است عملکرد در یک حوزه تنها در صورت فدا شدن عملکرد در سایر حوزه‌ها بهبود یابد. ممکن است این موازنه‌های خاص عملکرد از یک پروژه به پروژه‌ای دیگر و از یک سازمان به سازمانی دیگر متفاوت باشند.  مدیریت موفق پروژه به مدیریت فعال این تعاملات نیازمند است. پروژه‌ها نیز مانند هر کار دیگری محدودیت‌های خاص خود را دارا هستند. در مدیریت پروژه این محدودیت‌ها معمولاً شامل حوزه (چشم‌انداز)، زمان و هزینه می‌باشند که به این سه فاکتور اصطلاحاً مثلث مدیریت پروژه هم گفته می‌شود و هر محدودیت نماینده‌ی یکی از اضلاع مثلث می‌باشد. همچنان که در هندسه اگر یکی از اضلاع تغییر کند سایر اضلاع تغییر می‌کند در مدیریت پروژه هم تغییر هر یک از این محدودیت‌ها بر روی سایر عوامل تأثیر گذار است به عبارت دیگر این سه محدودیت با هم در تعامل هستند و تغییر هر کدام موجب تغییر در محدودیت‌های دیگر می‌شود مثلاً اگر حوزه پروژه (اهداف و یا کیفیت) افزایش یابد طبیعتاً زمان و هزینه نیز افزایش می‌یابند و یا یک محدودیت شدید زمانی باعث افزایش هزینه‌ها و کاهش چشم‌انداز می‌شود. همچنین بودجه کاملاً محدود باعث افزایش زمان و کاهش چشم‌انداز می‌شود. اما جالب است که بدانید بسیاری از متخصصان مدیریت پروژه از محدودیت‌های سه‌گانه پروژه به عنوان چارچوبی برای ارزیابی تقاضاهای رقابتی یاد می‌کنند. محدودیت‌های سه‌گانه‌ی پروژه اغلب به شکل مثلثی ترسیم می‌شوندکه هر ضلع یا گوشه‌ی آن بیانگر یکی از عواملی است که توسط تیم پروژه مدیریت می‌شوند.

لازمه موفقیت هر پروژه، دستیابی توأمان به هر سه عامل زمان، هزینه و حوزه است و خارج شدن هر یک از سه عامل مذکور از حدود تعیین شده، می‌تواند به انجام پروژه‌ای ناموفق و غیراقتصادی منجر شود. که در این میان سه عنصر کارفرما، پیمانکار و مشاور، نقش اصلی را در کنتر ل زمان، هزینه و کیفیت دارند.

فرآیندهای مدیریت پروژه 

فرآیندهای مدیریت پروژه می‌توانند به پنج گروهِ یک یا بیش از یک فرایندی سازماندهی شوند :

• فرآیندهای آغازین؛  پروژه یا مرحله را تصویب می‌کند.
• فرآیندهای برنامه‌ریزی؛ تعریف و اصلاح اهداف و انتخاب بهترین روش‌های جایگزین به منظور دستیابی به اهدافی که پروژه جهت پرداختن به آن‌ها تعهد شده است.
• فرآیندهای اجرایی؛  هماهنگ کردن افراد و سایر منابع به منظور انجام  برنامه.
• فرآیندهای کنترلی؛ حصول اطمینان از اینکه اهداف پروژه از طریق  نظارت و اندازه گیری مستمر پیشرفت برآورده می‌شوند تا مغایرت ها از برنامه شناسایی شوند و بدین ترتیب در هنگام لزوم بتوان اقدام اصلاحی به عمل آورد.
• فرآیندهای اختتامی؛  پذیرش رسمی پروژه یا مرحله و رساندن آن  به یک پایان متعارف

گروه‌های فرایندی توسط نتایجی که تولید می‌کنند به هم متصل می‌باشند  اغلب نتیجه یا ماحصل هر یک ورودی دیگری است. در میان گروه‌های فرایندی مرکزی، پیوندها تکرار می‌شوند  برنامه‌ریزی از قبل، برای اجرا یک برنامه‌ی پروژه‌ی مستند فراهم می‌آورد و سپس همان طورکه پروژه پیشرفت می‌کند، برای برنامه به روزآوری‌های مستند را مهیا می‌سازد. علاوه بر این گروه‌های فرایندی مدیریت پروژه ر ویدادهایی مجزا و یک مرتبه‌ای نیستند؛ آن‌ها فعالیت‌های هم‌پوشانی هستند که در هر مرحله‌ی پروژه با سطوح مختلف شدت رخ می‌دهند.

حوزه های دانش مدیریت پروژه

حوزه های دانش مدیریت پروژه شامل موارد زیر می‌شوند که در این سند به برخی از این حوزه‌ها پرداخته خواهد شد:

• مدیریت یکپارچگی پروژه
• مدیریت محدوده پروژه
• مدیریت زمان پروژه
• مدیریت هزینه پروژه
• مدیریت کیفیت پروژه
• مدیریت منابع انسانی پروژه
• مدیریت ارتباطات پروژه
• مدیریت ریسک پروژه
• مدیریت تدارکات پروژه

با توجه به اهمیت مدیریت پروژه برای سازمان ها، مؤسسه رایتک سعی کرده است تا با ارائه دوره مدیریت پروژه، برنامه ریزی و مدیریت پروژه به صورت دقیق و در عین حال مفید، مختصر و کاربردی مورد بررسی قرار گیرد و شیوه ای از برنامه ریزی و مدیریت پروژه را با توجه به شرایط کاری ارائه گردد که در عین سادگی بسیار کاربردی باشد. در انتهای دوره نیز امکان اخذ مدرک مدیریت پروژه دارای مهر وزارت علوم، تحقیقات و فناوری بدون پرداخت وجه برای شرکت کنندگان مقدورمی باشد.